Što je to delegiranje?
Delegiranje poslova u radu velikih tvrtki sasvim je uobičajena pojava, jer naravno da vlasnik tvrtke, pa i voditelj pojedinog odjela (ako postoji) neće sve zadatke izvršavati sami, već će ih proslijediti na izvršenje svojim zaposlenicima.
Ovdje ćemo pokušati objasniti što točno delegiranje znači, te kako ga uspješno implementirati kod malih i srednjih poduzetnika, samostalnih djelatnosti i samozaposlenih osoba, koji često nemaju niti jednu zaposlenu osobu.
Pa krenimo od početka. Iako poduzetništvo kao oblik samostalne djelatnosti za ljude koji se ne uklapaju u okvire rada za druge (jer im takav sustav ne pruža priliku za razvoj njihovih talenata, napredak i boljitak) može izgledati vrlo privlačno, biti poduzetnikom nije lako.
I dok nam se na početku našeg poduzetničkog puta čini da je preuzimanje kontrole nad vlastitom sudbinom, mogućnost iskorištavanja naših punih potencijala i bavljenja stvarima koje volimo, ostvarenje svega onoga čemu težimo u svojoj karijeri, kad se upustimo u realizaciju naše poslovne ideje, shvatimo da se na tom putu osim našom osnovnom djelatnošću koja nam generira profit, moramo posvetiti i nizu drugih popratnih aktivnosti da bi sve funkcioniralo.
Radi se o raznim administrativnim, financijskim i marketinškim aktivnostima koje svaki poduzetnik mora obavljati, jer bez njih poslovanje ne može funkcionirati.
Kada smo na početku, većinu tih stvari trudimo se obavljati sami, no kada naša poduzetnička priča zaživi, dan nam često postaje prekratak za sve zadatke koje imamo i upravo ovi popratni zadaci često ostaju neobavljeni.
Rješavamo ih na uštrb svojeg slobodnog vremena, a kada se nedostatak vremena i preopterećenost protegnu kroz duži vremenski period, kao posljedica javlja se stres, gubitak motivacije i pitanje je li nam sve ovo uopće trebalo.
I kao što smo spomenuli na početku da u radu velikih tvrtki postoji raspodjela posla na zaposlenike, isto je moguće i u privatnom poduzetništvu, čak i kod poduzetnika koji nemaju niti jednu zaposlenu osobu i koji nemaju uvjete za zaposliti nekoga u stalni radni odnos.
Kako? Putem procesa delegiranja, odnosno prenošenja zadataka suradnicima. A suradnik konkretno u ovom slučaju je virtualni asistent koji će obaviti sve one poslove koji poduzetniku oduzimaju vrijeme, energiju i pažnju s osnovne djelatnosti i tako smanjuju produktivnost i ukupne prihode.
Ograničavajuća uvjerenja o delegiranju
Puno poduzetnika već u startu ima ograničavajuća uvjerenja o procesu delegiranja. Često smatraju da nitko osim njih ne može tako kvalitetno odraditi posao, da će izgubiti kontrolu, ili da dok nekome drugome objasne kako odraditi zadatak, isti već sami mogu odraditi.
Boje se da je to njima financijski nedostupno, a vrlo često niti ne znaju na koji način bi delegirali.
Činjenica je da će prilikom prvog susreta s virtualnim asistentom biti potrebno uložiti određeno vrijeme i trud oko procesa delegiranja, ali gledajući dugoročno, delegiranje će svakome tko se odluči na njega, donijeti benefite u obliku uštede novca i vremena, jer će oslobađanje od mnoštva sporednih poslova omogućiti stavljanje fokusa na izvršavanje važnih zadataka iz osnovne djelatnosti, a time i povećanje produktivnosti i motiviranosti, kao i smanjenja stresa i poboljšanje ravnoteže između poslovnog i privatnog života.
Kako delegirati i preporuke za uspješno delegiranje
Iako se prvi puta može činiti da je proces delegiranja složen i da iziskuje puno truda i vremena, u stvarnosti to nije tako. Pa idemo vidjeti kako uspješno delegirati.
Da bi se delegiranje odvijalo čim brže, lakše i efikasnije, te izbjegli eventualni nesporazumi, potrebno je držati se nekih preporuka:
- kod prvog susreta s virtualnim asistentom upoznati ga s vašom osnovnom djelatnošću, principima rada i posebnostima poslovanja ukoliko ih ima
- unaprijed odredite koje zadatke želite delegirati (one koje vam oduzimaju puno vremena, koje ne volite raditi ili u njima niste vješti)
- početak suradnje dobro je započeti s jednostavnijim zadacima, pa ih postepeno proširivati zahtjevnijim i složenijim jer ćete se tako lakše nositi s otpuštanjem kontrole
- s virtualnim asistentom s kojim želite surađivati uspostaviti jasnu, direktnu i nedvosmislenu komunikaciju o vašim očekivanjima, dati mu čim jasnije i detaljnije upute oko izvršenja zadataka, kako bi mu u potpunosti bilo razumljivo što treba odraditi
- dogovoriti rokove i modele međusobne komunikacije koji odgovaraju i jednoj i drugoj strani, kao i učestalost izvještavanja o fazi izvršenja zadataka
Da zaključimo, delegiranje zadataka proces je kojim svaki poduzetnik može unaprijediti svoje poslovanje, povećati produktivnost, zaradu i količinu svog slobodnog vremena. To nije trošak, već investicija koja će postati isplativa kroz vrlo kratko vrijeme.
Zato više ne oklijevajte, pronađite svog virtualnog asistenta, delegirajte i postanite uspješniji!