Digitalno potpisivanje dokumenata – sigurno i učinkovito rješenje
Kao virtualni asistent koji radi na daljinu često se susrećem sa potrebom potpisivanja dokumenata. Nekada su se dokumenti potpisivali isključivo vlastoručno, no napretkom tehnologije sve je više poslovnih procesa moguće obaviti online, uključujući i potpisivanje dokumenata.
Digitalni potpis omogućuje sigurnu, brzu i pravno valjanu verifikaciju dokumenata bez potrebe za fizičkim potpisivanjem. No, što točno znači digitalno potpisivanje dokumenata i koje su njegove prednosti?
Što je digitalni potpis i čemu služi?
Digitalni potpis je elektronička metoda autentifikacije dokumenata koja osigurava njihovu vjerodostojnost i integritet. Koristi se kriptografska tehnologija koja povezuje potpis s dokumentom na način da se ne može promijeniti ili falsificirati bez otkrivanja.
Ključne funkcije digitalnog potpisa:
- Autentičnost – potvrđuje identitet potpisnika
- Integritet – jamči da dokument nije mijenjan nakon potpisivanja
- Pravna valjanost – u mnogim zemljama digitalni potpis ima istu pravnu snagu kao i vlastoručni potpis
- Sigurnost – koristi enkripciju za zaštitu podataka
Prednosti digitalnog potpisivanja dokumenata
Korištenje digitalnih potpisa donosi brojne prednosti, posebno u poslovnom okruženju gdje je brzina i sigurnost postala imperativ.
Glavne prednosti uključuju:
- Ušteda vremena – dokumenti se mogu potpisati i poslati u nekoliko sekundi, bez potrebe za ispisom i skeniranjem
- Manji troškovi – smanjuje se potrošnja papira, tinte i troškovi poštanskih usluga
- Ekološka održivost – digitalizacija smanjuje potrebu za papirom i doprinosi zaštiti okoliša
- Pravna zaštita – digitalni potpisi često dolaze s vremenskim žigom i enkripcijom, čime se osigurava njihova autentičnost
- Dostupnost i fleksibilnost – potpisi se mogu obavljati s bilo kojeg mjesta i uređaja
Najbolji alati za digitalno potpisivanje dokumenata
Postoji mnogo alata za digitalno potpisivanje, a neki od njih nude besplatne verzije koje su idealne za povremenu upotrebu.
Besplatni alati za digitalni potpis
Neki od najčešće korištenih besplatnih alata za digitalni potpis su:
1. Adobe Acrobat Reader DC
2. DocuSign
3. SignRequest
4. HelloSign
Svakako treba spomenuti i potpisivanje putem Certilia – besplatnog servisa za udaljeno potpisivanje dokumenata kvalificiranim elektroničkim potpisom koji se zasniva na certifikatima elektroničkih osobnih iskaznica.
Potpisani dokument sadrži vremenski žig i kriptografski zaštitni mehanizam, čime se osigurava nepromjenjivost dokumenta nakon potpisa.
Pogodan je za pravne ugovore, javne natječaje, službene dokumente, pristup aplikaciji e-Građani i sve situacije gdje je potreban pravno neosporiv potpis.
Dakle, za brzo i jednostavno elektroničko potpisivanje, gore navedeni alati mogu biti dovoljni, no ako trebate pravno obvezujući potpis na razini vlastoručnog potpisa (posebno u Hrvatskoj i EU), Certilia je pouzdaniji izbor.
Ako potpisujete pravne ugovore, službene dokumente ili dokumente za javnu upravu, koristite Certilia jer je QES jedini potpis koji je neosporivo valjan na sudu.
Digitalno potpisivanje dokumenata postaje standard u modernom poslovanju zahvaljujući svojoj sigurnosti, jednostavnosti i brzini.
Besplatni alati omogućuju svakome da iskoristi prednosti digitalnih potpisa, bilo za osobne ili poslovne potrebe.
Ako još niste počeli koristiti digitalne potpise, sada je pravo vrijeme da isprobate jedan od preporučenih alata i ubrzate svoje administrativne procese.