U svijetu u kojem sve više poslova seli online, virtualni asistenti postaju neizostavna podrška poduzetnicima, freelancerima i tvrtkama koje žele efikasnost, fleksibilnost i uštedu vremena.
Iako ovo zanimanje ima brojne prednosti kao što su rad od kuće, fleksibilno radno vrijeme i suradnja s klijentima iz različitih djelatnosti, mnogi koji razmišljaju o pokretanju ovog posla često se pitaju: je li to za mene? i što uopće virtualni asistent radi?
Ako razmatraš pokretanje vlastitog posla kao virtualni asistent – osobito uz poticaje HZZ-a – ova blog objava pomoći će ti u razumijevanju tko može raditi ovaj posao i koje sve usluge može ponuditi, a u nastavku je detaljan pregled kompetencija, vještina i vrsta usluga koje su najtraženije u svijetu virtualne asistencije.
Tko sve može postati virtualni asistent?
Za razliku od mnogih drugih zanimanja, virtualni asistent ne mora imati formalno obrazovanje iz određene struke. Ključne osobine su dobra organizacija, komunikacijske vještine i spremnost na kontinuirano učenje. U nastavku je popis najčešćih profila ljudi koji se odlučuju za karijeru virtualnog asistenta.
1. Osobe s administrativnim iskustvom
Bivše tajnice, uredski administratori, office manageri ili referenti često se odlučuju na prelazak u virtualnu asistenciju jer već posjeduju vještine poput rada u Wordu, Excelu, vođenja e-pošte, zakazivanja sastanaka, organizacije zadataka, komunikacije s klijentima.
2. Mame koje žele raditi od kuće
Mnoge majke u potrazi za fleksibilnim radnim vremenom pronalaze idealnu priliku u radu kao virtualni asistenti. Poslovi se mogu prilagoditi obiteljskim obavezama, što ovu karijeru čini sve popularnijom među ženama s malom djecom.
3. Freelanceri i kreativci
Dizajneri, pisci, grafički dizajneri, copywriteri, community manageri i marketinški stručnjaci koji žele proširiti ponudu svojih usluga često nude usluge virtualne asistencije – poput vođenja društvenih mreža ili kreiranja sadržaja.
4. Stručnjaci koji žele promjenu karijere
Mnogi ljudi prelaze u svijet virtualne asistencije iz drugih industrija – marketing, turizam, HR, obrazovanje. Posjedovanje prenosivih vještina (organizacija, komunikacija, analitika) predstavlja odličnu osnovu za posao virtualnog asistenta i može biti nova prilika za fleksibilniji način rada.
5. Nezaposleni koji žele iskoristiti HZZ poticaje
Sve više ljudi koristi mogućnost dobivanja potpore za samozapošljavanje i započinje karijeru virtualnog asistenta. To je odličan način za ulazak u poduzetništvo jer su osigurava osnovna sredstava za početak poslovanja što može značajno olakšati poduzetnički start.
Koje usluge može nuditi virtualni asistent?
Usluge koje virtualni asistent može nuditi ovise o interesima i znanjima pojedinca, ali i o potrebama tržišta. Najbolje je birati one koje osobi odgovaraju, koje voli raditi i u kojima se osjeća sigurno, ali svakako treba postojati spremnost i na usavršavanje i stjecanje dodatnih znanja kroz razne edukacije. Ovdje je pregled najtraženijih usluga u Hrvatskoj i inozemstvu.
Administrativna podrška
- Upravljanje e-poštom
- Vođenje kalendara i zakazivanje sastanaka
- Izrada i uređivanje dokumenata
- Priprema i izrada prezentacija
- Izrada i slanje dopisa
- Planiranje i organizacija putovanja
- Unos podataka
- Izrada i slanje narudžbi
- Prikupljanje dokumentacije
- Nabava materijala
- Konverzija dokumenata
- Spajanje i razdvajanje pdf dokumenata
- Poslovna korespondencija sa suradnicima, partnerima, kupcima i dobavljačima klijenata
- Vođenje e-mail pretinca
Administrativna podrška u HR (Human Resources – ljudskim resursima)
- Vođenje evidencije zaposlenih
- Regrutiranje i selekcija kandidata za posao
- Obavljanje inicijalnih razgovora s kandidatima
- Pisanje životopisa
Financijska podrška
- Vođenje jednostavnih evidencija prihoda i rashoda
- Ispunjavanje obrazaca
- Priprema dokumentacije za knjigovodstvo
- Podsjetnici na obaveze
- Izrada ponuda i računa
- Usluge platnog prometa
Email Management
- Postavljanje i kreiranje mail adrese/pretinca
- Izrada poslovnog email potpisa
- Organizacija mail pretinca (oznake, mape…)
- Odgovaranje na repetitivne upite klijenata/kupaca
- Označavanje važnih poruka
- Praćenje pretinca neželjene pošte (spam)
- Arhiviranje mailova
- Izrada predložaka maila
Istraživanje tržišta i obrada podataka
- Kreiranje i održavanje baza podataka
- Analiza tržišta
- Obrada prikupljenih informacija i podataka
- Izrada izvještaja
Project management i optimizacija poslovnih procesa
- Pomoć pri izradi strategije poslovanja
- Organizacija poslovnih procesa
- Sistematizacija i organizacija podataka (izrada SOP-ova -Standard Operating Procedures)
- Digitalna transformacija i alati – Implementacija alata za upravljanje vremenom, komunikaciju i suradnju (Assana, Monday, Trello, Click-Up)
- Automatizacija ponavljajućih zadataka i poboljšanje postojećih poslovnih procedura (automatizacija procesa putem alata kao što su Zapier, Make)
- Vođenje projekata (dodjela zadataka članovima tima/suradnicima, dodjeljivanje roka izvedbe za pojedine zadatke, praćenje napretka projekta, izrada izvještaja o statusu projekta, praćenje troškova i budžeta projekta, prikupljanje dokumentacije
Tehnička podrška
- Postavljanje webshopova
- Upravljanje online alatima (CRM, Zoom, Trello)
- Postavljanje newslettera (Mailchimp, MailerLite)
- Implementacija e-mail marketinga
- Izrada anketa i obrazaca (Google Forms)
- Istraživanje i pronalazak novih alata
- Osnovna obrada slika i PDF-ova
- Uređivanje audio i video zapisa
- Testiranje aplikacija
- Postavljanje alata za zakazivanje sastanaka, planiranje i organizaciju poslovanja
- Automatizacija i povezivanje aplikacija
- Postavljanje i ažuriranje edukativne platforme za online programe i tečajeve
- Organizacija i pružanje tehničke podrške tijekom webinara
Podrška u prodaji i korisničkoj službi
- Odgovaranje na upite kupaca
- Slanje ponuda i praćenje statusa klijenata
- Upravljanje narudžbama
- Organizacija prodajnih webinara i događanja
Osobna asistencija
- Vođenje kalendara obveza
- Pomoć u best buy kupovini
- Pronalazak servisa za čišćenje, dadilja, majstora
- Organizacija zdravstvenih pregleda i wellness aktivnosti
- Organizacija proslava, putovanja
Digitalni marketing i društvene mreže
- Vođenje profila na društvenim mrežama (Facebook, Instagram, Linkedin, TikTok)
- Izrada objava i vizuala (npr. u Canvi)
- Planiranje i zakazivanje objava
- Facebook Ads
- Google Ads
- Komunikacija s pratiteljima
- Izrada promocija i nagradnih natječaja
- Istraživanje popularnih hastagova
- Osnovno praćenje analitike
- Traženje i optimizacija slika za objave/blogove/web
- Dodavanje linkova na objave i društvene mreže
- Istraživanje tema za objave
- Izrada novih profila i stranica na društvenim mrežama
- Recikliranje sadržaja
Sadržajni marketing
- Traženje slika
- Editiranje slika
- Objava postova
- Zakazivanje postova
- Dodavanje linkova na postove
- Editiranje postova
- Dodavanje meta opisa, oznaka i slika u postove
- Generiranje ideja o temama za postove
- Lektoriranje postova
- Istraživanje tema za postove
- Sastavljanje, oblikovanje i postavljanje e -knjiga
- Moderiranje komentarima na blogu
- Dodavanje citata na postove
- Pisanje blogova i članaka
- Pisanje newslettera
- Lektoriranje tekstova
- SEO optimizacija sadržaja
Email marketing i landing stranice
- Izrada landing stranica (prodajnih stranica)
- Postavljanje novog marketinškog računa e-pošte
- Postavljanje automatske poruke
- Zakazivanje kampanja
- Dizajniranje predložaka e-pošte
- Segmentacija popisa e-pošte
- Upravljanje lansiranjem proizvoda praćenje kampanje e -pošte (klikovi, konverzije, odjave)
Upravljanje web shopom
- Dodavanje novih proizvoda i ažuriranje postojećih
- Dodavanje slika proizvoda
- Ažuriranje specifikacija proizvoda
- Izrada kupona
Administriranje web stranica
- Upravljanje web stranicama (npr. WordPress)
- Ažuriranje web stranica i dodataka (promjena sadržaja – slike ili teksta, dodavanje linkova na društvene mreže)
- Praćenje analitike web stranice
- Formatiranje blog objava
- Izrada kontakt forme
- Testiranje brzine web stranice
- Optimizacija sadržaja na web stranici za mobilni pregled
- Integracija web stranica sa drugim alatima
Podcast Management
- Pronalazak i kontaktiranje gostiju za intervju
- Pisanje scenarija istraživanje i odabir alata za snimanje
- Transkripcija epizoda postavljanje online hostinga
- Pisanje bilješki o emisijama
- Koordiniranje intervjua
- Organiziranje sadržaja epizoda
- Zakazivanje sadržaja
Audio/Videoprodukcija
- Pisanje skripti
- Dodavanje titlova
- Izrada sadržaja (kao što su uvod, ilustracije)
- Uređivanje sadržaja
- Učitavanje videa na hosting platforme (kao YouTube ili Vimeo)
- SEO optimizacija (YouTube)
- Učitavanje zvuka na hosting platforme (Apple Podcasts ili Stitcher)
- Uređivanje slika
- Uklanjanje pozadinske buke iz zvuka
- Dodavanje uvoda i završetka audio ili video datotekama
- Umetanje audio ili video datoteka na blog ili web stranice
- Dijeljenje audio ili video datoteka na više platformi
- Izrada transkripcije audio/video zapisa
Kako odlučiti koje usluge nuditi?
Na početku karijere, najbolje je krenuti od već postojećih vještina i interesa. Treba si postaviti sljedeća pitanja:
- Koje alate već znam koristiti? Ako već postoji znanje rada u Wordu, Excelu, Canvi ili u vezi društvenih mreža, to već može biti dovoljno za početni paket usluga.
- U čemu sam dobra ili što lako učim? Neki virtualni asistenti vole tehničke alate, drugi vole pisati, a treći organizirati stvari. Treba se fokusirati na ono u čemu je netko prirodno dobar.
Savjeti za početnike
- Napravite popis zadataka koje već znate raditi i koje volite raditi
- Pratite oglase za virtualne asistente i istražite što se traži
- Krenite s 2-3 glavne usluge
Zaključak
Virtualna asistencija nije rezervirana samo za “IT stručnjake” – to je zanimanje budućnosti koje omogućuje samostalnost, fleksibilnost i rad s klijentima diljem svijeta.
Ako si do sada mislila da nisi “tehnički dovoljno potkovana” – znaj da već imaš vještine koje su tražene. Trebaš ih samo prepoznati, strukturirati i naučiti kako ih ponuditi tržištu. Bez obzira na tvoje prethodno iskustvo, ako si organizirana, motivirana i želiš učiti, možeš uspješno razviti vlastiti VA biznis. Posebno ako iskoristiš HZZ poticaje, dobar poslovni plan i jasna ponuda usluga mogu ti otvoriti vrata uspješnog samozapošljavanja.
Ako ti treba pomoć u izradi poslovnog plana za HZZ, razradi ponude usluga ili odabiru djelatnosti – slobodno mi se javi. Kroz moju uslugu vodim te korak po korak od ideje do realizacije, a pomoću ostvarenih poticaja za samozapošljavanje puno ćeš lakše pokrenuti svoje poslovanje.
Više o mojoj usluzi kojom nudim pisanje poslovnih planova temeljem kojih se ostvaruje pravo na poticaje za samozapošljavanje HZZ-a i paketima usluga kojima nudim podršku virtualnim asistentima na početku poslovanja možeš saznati na poveznici: https://virtina.hr/pokreni-posao-kao-virtualni-asistent-uz-hzz-poticaje/. Zajedno ćemo stvoriti plan koji će te voditi do uspjeha.