Ako razmišljate o tome da dio zadataka delegirate virtualnom asistentu, ali nikada do sada niste imali takvo iskustvo, ova blog objava je za vas.
U nastavku pročitajte kako izgleda suradnja, korak po korak:
1. Kontaktiranje
Kontaktirate me putem telefona, e-maila ili popunjavanjem kontakt forme na mojoj web stranici: virtina.hr/kontakt.
Nakon toga, šaljem vam kratki upitnik kako bih dobila osnovne informacije o vašem poslovanju, industriji u kojoj radite te zadacima koje biste željeli delegirati.
2. Sastanak (Intro call) – besplatne konzultacije
Dogovaramo termin za telefonski ili video poziv (intro call) u trajanju do 30 minuta.
Tijekom ovog poziva ćemo se upoznati i razgovarati o zadacima koje želite delegirati – kako izgledaju, koliko često ih treba obavljati i što vam je važno. Tijekom razgovora radim bilješke koje mi kasnije pomažu u pripremi ponude.
3. Ponuda i potpisivanje ugovora
Na temelju našeg razgovora izrađujem ponudu s jasno definiranim:
- opisom usluga
- cijenom i načinom obračuna
- načinom komunikacije
- uvjetima i rokovima plaćanja
Ako se slažete s uvjetima, slijedi potpisivanje Ugovora o poslovnoj suradnji i Ugovora o povjerljivosti podataka (NDA).
4. Uvođenje u posao i slanje dokumentacije
Ovo je važan korak jer postavlja temelje uspješne suradnje.
Dostavljate mi:
- pristupne podatke za alate koji su mi potrebni za rad
- potrebnu dokumentaciju (npr. obrasci, baze podataka, upute)
- detaljne upute o zadacima
Vrijeme koje uložite u onboarding virtualnog asistenta smanjit će mogućnost pogrešaka i povećati učinkovitost. Baš kao kod zapošljavanja stalnog radnika, i virtualni asistent treba vrijeme da se upozna s vašim poslovanjem.
Dobar onboarding znači:
- brže snalaženje u zadacima
- manji broj pitanja
- veća kvaliteta izvršenih zadataka
5. Izvršenje zadataka
Po završetku onboardinga, slijedi izvršavanje dogovorenih zadataka prema uvjetima i rokovima iz ugovora.
Nakon svakog zadatka (ili unutar određenog vremenskog razdoblja), dostavljam vam izvještaj o izvršenju, a po potrebi i specifikaciju utrošenih sati.
Suradnja s virtualnim asistentom može vam donijeti ogromnu uštedu vremena i jasnoću u poslovanju – uz uvjet da je dobro postavljena od samog početka.
Kroz strukturiran proces – od prvog kontakta do izvršenja zadataka – gradimo povjerenje i učinkovit radni odnos.